Implementatie Opgavegericht werken bij een gemeente
Herken je deze situatie?
Jullie werken al een tijdje opgavegericht. Er zijn opgaven gedefinieerd en opgavemanagers aangesteld om met deze opgaven aan de slag te gaan. Ondanks deze stappen merk je dat opgavegericht werken nog niet echt van de grond komt.
Dit komt omdat opgavegericht werken méér vraagt dan opgaven en opgavamanagers. Het is een manier van denken, werken en organiseren en dit vereist:
- Het verscherpen van de opgaven zodanig dat een opgaveteam ermee aan de slag kan. Hiervoor moet je grote opgave zoals ‘duurzaamheid’ opknippen in bijvoorbeeld energietransitie, verduurzamen gebouwde omgeving, aardgasvrij, circulaire economie, klimaatbestendigheid en meer. Daarbij is het belangrijk dat je de samenhang niet verliest.
- Het inrichten van een opgavereis: dit zijn de stappen die een opgave door de organisatie maakt - van het definiëren van de opdracht tot uitvoeren, sturen en stopzetten van een opgave.
- Het vormen van multidisciplinaire opgaveteams met voldoende tijd en budget.
- Het aanleren van een werkwijze die geschikt is voor de complexiteit, veranderlijkheid, veelzijdigheid en ambiguiteit die kenmerkend is voor maatschappelijke opgaven.
- Het oefenen met opgavegericht denken, wat zodanig anders is dan de gebruikelijke logica, dat het vaak spannend is en onwennig voelt.
- Het opdrachtgeverschap op orde: Het formuleren van opdrachten, de opdrachtgever en opdrachtnemer rol, en het vrijmaken van een team.
Wat levert het op?
We hebben dit traject verschillende keren doorlopen en het levert doorgaans de volgende resultaten op:
- De opgaven zijn scherper gedefinieerd.
- De opgavereis is ingericht: je weet hoe je nieuwe opgaven ontdekt, deze koppelt aan een team, hierop stuurt en de opgave ook weer afsluit.
- Er zijn opgaveteams…
- …met heldere rollen
- …met een multidisciplinair team
- …met een concrete werkwijze om impact te maken
- Mensen zijn opgeleid in opgavegericht werken.
- Wendbaarheid en lerend vermogen zijn verbeterd.
En doordat je nu concrete manieren hebt om opgavegericht te denken, werken en organiseren, bereik je het volgende:
- Je maakt meer impact op maatschappelijke opgaven.
- Je betrekt inwoners en andere partners er beter bij.
- Je hebt meer grip, terwijl de opgaven veranderlijk, complex en veelzijdig zijn.
- Je hebt meer focus omdat je werkt met opgave-portfolio’s en opgaveteams.
- Je verbetert integrale samenwerking over silo’s heen door multidisciplinaire teams.
- Je blijft als gemeente doen wat nodig is om de opgave te helpen door voortdurend te blijven leren en aanpassen.
Onze insteek: Organisatie-breed en opgave-diep
De aanpak die wij bij Cirkel & Streep hanteren is het T-model: We werken zowel organisatie-breed als opgave-diep. We willen zo snel mogelijk een multidisciplinair opgaveteam dat aan de slag gaat om een echte impact te maken.
Om dit voor elkaar te krijgen kom je vaak direct al de eerste hindernissen tegen: Wat is een opgave? Hoe vorm je een team? Dus gaan we organisatiebreed aan de slag om dit goed in te richten. De ervaringen van het opgaveteam leveren zo richting en lessen voor organisatiebrede ontwikkeling. Zo werkt het organisatiebreed inrichten hand in hand met impact maken met een opgaveteam.
Hoe ziet een traject er ongeveer uit?
Je kunt ongeveer de volgende tijdlijn verwachten:
Fase 1: Begin
0-6 maanden
- Vorm een ontwikkelteam:
Cirkel & Streep gaat samen met mensen uit de gemeente aan de slag om opgavegericht werken vorm te geven: Onze expertise en jullie eigen wijsheid. - Vertel het veranderverhaal:
Wat is het nut en noodzaak van opgavegericht werken? Hierbij ook introductieworkshops over opgavegericht werken. - Maak een opgaveportfolio:
Welke opgaven zijn er allemaal? En: Wat is een opgave, eigenlijk? Zijn de opgave zo gedefinieerd dat een opgaveteam ermee aan de slag kan? - Opgaveteam opstarten:
Daarvoor de juiste randvoorwaarden organiseren: Voldoende mensen en budget.
Dit zorgt voor gedeeld begrip over opgavegericht werken ontwikkelen en dat het eerste opgaveteam gestart is.
Fase 2: Begeleid
6-12 maanden
- We begeleiden het opgaveteam en faciliteren organisatiebrede werkwijze ateliers.
De kansen en belemmeringen die het opgaveteam signaleert worden organisatiebreed opgepakt en verankert in de manier van werken. Zo richten we de rollen, procedures en werkafspraken in.
Er zijn vaak ook aanvullende aandachtspunten die we meenemen in het traject:
- De samenwerking met college en raad.
- Aansluiting op de P&C cyclus.
- Opdrachtgeverschap en werken in teams op orde.
Fase 3: Borg
12-15 maanden
- Opleiden van opgavecoaches en opgavetrekkers.
- Borgen van de kennis en kunde in een ‘ontwikkelteam’ dat zorgt dat opgavegericht werken levendig en effectief blijft. De organisatie moet voortdurend blijven leren.
Zo verankeren, opschalen en borgen we opgavegericht werken.
Elke organisatie is uniek
Het totale traject duurt vaak 12-18 maanden en is natuurlijk afhankelijk van de specifieke hulpvraag en mate van volwassenheid die de organisatie heeft. Zie het bovenstaande niet als blauwdruk, maar als een rugzak met interventies die we op maat maken. Wij bieden enerzijds de inhoudelijke expertise over het opgavegericht werken, anderzijds bouwen we aan een lerende organisatie. En dat doen we samen als partners. Want net zoals de maatschappelijke opgaven zelf vraagt het opgavegericht werken om samenwerking en voortdurend blijven leren en verbeteren.
Aan de slag met het Opgavegericht werken Canvas!
Om het overzichtelijk te maken hebben we de elementen hebben we ondergebracht in een canvas. Met dit canvas kun je in één oogopslag helder maken wat de stand van zaken is betreft opgavegericht werken en wat de vervolgstappen zijn.
Het Opgavegericht werken Canvas bij één van onze klanten
Wil je hiermee aan de slag? Neem contact met ons op en dan onderzoeken we jouw situatie op een (digitaal) canvas.
Waar wacht je nog op?
Lees over onze expertise of laten we vrijblijvend koffie drinken, dan laten we onze expertise zien en beantwoorden we jouw vragen.
We hebben een kennisbank met 100+ bladzijdes aan ideeën, voorbeelden, instrumenten en oefeningen, een opleidingengids met 7+ opleidingen en goede referenties van tevreden klanten.